Im Rahmen der Verbesserung unserer Serviceleistungen haben wir eine neue Verwaltung von Ihren Patientenanfragen eingeführt. Seit Neuestem können Sie Ihre Patientenanfragen nur mittels der Profilverwaltung und/oder Estheticon App beantworten.

Jetzt möchten wir Ihnen alle Vorgänge und Vorteile erläutern, die die Änderung mit sich bringt:

1. In einer E-Mail erhalten Sie eine Benachrichtigung über die neue Patientenanfrage zusammen mit einer direkten Verlinkung in Ihre Profilverwaltung. Durch das Anklicken sind Sie automatisch angemeldet und können direkt die Anfrage beantworten.

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2 . Nach dem Anzeigen der Patientenanfrage wird das System sie als „Gelesen“ markieren.

3. Falls die gegebene Patientenanfrage nach zwei Arbeitstagen weiterhin ungelesen bleibt, wird der Premium-Arzt mit einer weiteren E-Mail-Benachrichtigung darüber informiert. Basic-Ärzte werden nicht informiert und der Patient erhält eine Benachrichtigung mit dem Angebot, andere Premium-Ärzte in seiner Nähe zu kontaktieren. Solche Patientenanfrage ist in der Verwaltung als eine sekundäre Anfrage markiert.

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5. Ein Arzt oder Klinik kann eine irrelevante Anfrage ablehnen. Hierbei kann es sich um folgende Fälle handeln, wenn der Patient die gleiche Anfrage zweimal abschickt (Duplizität), wenn die Anfrage ein Spam ist, wenn sich die Anfrage auf einen Eingriff bezieht, den der Arzt nicht ausübt oder wenn der Arzt dem Patienten aktuell nicht entgegenkommen kann. Eine Ablehnung der Anfrage aus den oben genannten Gründen hat keine Auswirkung auf die Beantwortungsquote des Arztes und die Anfrage wird als beantwortet aufgenommen. Falls die Anfrage aber wegen Desinteresse des Arztes abgelehnt wird, bekommt der Patient ein Angebot sich auf Premium-Ärzte in seiner Nähe zu wenden, die den gleichen Eingriff anbieten, für welchen sich der Patient interessiert.4. Falls ein Premium-Arzt auf unsere erneute Benachrichtigung innerhalb der nächsten drei Arbeitstage nicht reagiert, markiert das System sie weiterhin als „Ungelesen“. Nach der genannten Frist von drei Tagen erhält dieser Patient auch eine Benachrichtigung mit dem Angebot, andere Premium-Ärzte in seiner Nähe zu kontaktieren. Auch diese neu erstellten Anfragen werden als sekundäre Anfragen markiert.

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6. Ihre Antwort wird nach dem Absenden in dem Anfragen-Archiv der Verwaltung gespeichert und der Patient erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, Ihre Antwort zu lesen. Weitere Kommunikation verläuft gleichermaßen und somit haben Sie einen guten Überblick und können jederzeit auf einzelne Anfragen zurückgreifen.

7. Für Ärzte, die eigene Verwaltung von Patientenanfrage bevorzugen und weitere Kommunikation vorzugsweise außerhalb unseres Portals führen möchten, ermöglichen wir, die vollständige Patientenanfrage auf die E-Mail des Arztes/Klinik weiterzuleiten. Antwort auf solche Anfrage wird direkt dem Patienten gesendet.
Wir wollen nur sichergehen, u. z. im Interesse der Ärzte und Patienten, dass die Patientenanfragen, die im Rahmen unseres Portals gesendet wurden, seinen Empfänger auch erreichen.

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8. Falls Sie die Patientenanfrage telefonisch oder auf eine andere Weise beantworten (d.h. nicht via Estheticon), dann haben Sie auch die folgende Möglichkeit: Neben “Antworten” können Sie auf “Kontakt außer Portal” klicken. Dann können Sie eintragen, wie Sie auf die Patientenanfrage reagiert haben.

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9. Falls Ihre Praxis geschlossen ist, z. B. wegen Ihrem Urlaub, ist es ausreichend, wenn Sie dieses in den Einstellungen unter Ordinationszeiten/Sprechstunden eintragen >>.
Das System wird automatisch den Patienten benachrichtigen, dass Sie in dem gegebenen Zeitraum nicht verfügbar sind und seine Anfrage erst nach diesem Termin beantworten werden. Auch die Benachrichtigung über ungelesene Anfragen wird diesem Zeitraum angepasst.

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10. Die Anfragen können auch von Ihrer Assistenz bearbeitet werden. Jede von Ihnen beauftragte Person erhält Zugriff in die Verwaltung und bearbeitet die Anfragen unter eigenem Konto. Diese Einstellung verbessert die Qualität der Anfragen-Verwaltung und ermöglicht Ihnen eine bessere Kontrolle über die Arbeit Ihrer Assistenz.

11. Im Rahmen jeder Anfrage finden Sie unten den Button „Zurück zur Liste der Anfragen“, der Sie wieder in das Anfragen-Archiv zurücksetzt, wo alle ungelesenen Antworten als „Neu“ markiert sind.

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12. Bei jeder Patientenanfrage ist der aktuelle Stand angezeigt – gesendet vom Patienten, gelesen vom Arzt, beantwortet vom Arzt. Aus diesem Grund haben wir auch einen Filter zum Stand der Anfrage entwickelt. Sie können die Anfragen nicht nur nach Eingriffen, sondern auch nach dem Stand filtern. Somit können Sie einfach neue Anfragen oder die gerade bearbeitet werden herausfiltern. 

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13. Sobald die Kommunikation mit dem Patienten beendet ist, können Sie die Anfrage schließen. Danach wird diese Anfrage nicht mehr unter den bearbeiteten Anfragen gelistet sein. Wenn Sie den Patienten erneut kontaktieren möchten, genügt es die Anfrage erneut zu öffnen.

14. Ihre Patientenanfragen können Sie auch weiterhin ohne Änderung mit Hilfe der Estheticon App bearbeiten. Falls Sie unsere App noch nicht haben, laden Sie die App für iOS oder Android hier herunter! 

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15. Vergessen Sie nicht, dass die Patienten es schätzen, wenn Sie deren Anfragen so bald wie möglich beantworten. Lassen Sie die Patientenanfragen nicht unbeantwortet.

Wir haben erfahren, dass mehr als ein Drittel aller Anfrage nicht zu den Ärzten ankommt, an die die Anfragen ursprünglich gesendet wurden.
Mit Hilfe dieser Änderungen in der Verwaltung möchten wird dieses Problem eliminieren.

Jetzt haben Sie alle Patientenanfrage übersichtlich an einem Ort und keine wird in Ihrem Postfach verloren gehen. Sie verlieren keine potentiellen Kunden mehr und die Patienten erhalten Antwort auf deren Anfrage.

Aktualisiert: 17.01.2018

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